(origineel bericht op be-more.nl)
De eerste concrete stappen!
We hebben een enerverende dag gehad vrijdag. Om 9 uur zijn we bij Affini office. Demissie heeft ons opgehaald en Abdi rijdt zoals gebruikelijk er naar toe. Marije is er ook bij. We hebben een aantal punten te bespreken.
Marije begint met de vraag aan Demissie wat hem het meest is bijgebleven van de bijeenkomst op kantoor vorige week. Hij heeft er moeite mee dit te herinneren. Gelukkig staat het Ararso en ons nog helder bij. Van belang was communicatie, planning (vooral een backup plan) als iets anders verloopt. Het samenwerken met Demissie gaat op zich steeds beter.
Verdere verbetering in de communicatie
Vervolgens heeft Marije een aantal uitgewerkte documenten bij zich. We beginnen met de 5 W’s: who, why, when, where and what. Dit om de communicatie en planning skills van Demissie verder te optimaliseren. Als voorbeeld wordt een situatie aangehaald die heel herkenbaar was voor ons. De introductie op school in de eerste week waarbij wij onvoorbereid waren.
Demissie heeft zichtbaar moeite om het te doorzien. Maar Ararso en Vocado leggen het nogmaals in Amhaars aan hem uit. Een belangrijk thema waar Demissie echt mee aan de slag moet. Als voorbeeld haal ik ook nog woensdagmiddag aan. We zouden Asnake treffen op zijn kantoor maar daar aangekomen was hij er niet. Vervolgens zijn we naar lake Awassa gereden omdat daar Asnake zou zijn. Maar daar aangekomen ook geen Asnake. We hebben vervolgens langs het meer gelopen waar veel mensen uit Awassa rustig vertoeven. Prachtig is het hier! Maar uiteindelijk kregen Martien en ik geen duidelijkheid van Demissie over Asnake. Demissie zijn backup plan was prima maar we misten nogal de tekst en uitleg.
Het tweede punt is dat Affini meer de leiding moet nemen bij de nieuwe vrijwilligers die na ons over 14 dagen komen. Dit betekent ook dat wij goede rapporten moeten maken zodat ons werk zichtbaar is en er doorgepakt kan worden door de nieuwe vrijwilligers.
Verder moeten nog wat praktische zaken geregeld worden als het huis dweilen en het wassen van de lakens. Dat is weer werk voor iemand. Morgenochtend zal dit gebeuren wordt afgesproken.
Investering
Na dit spreken we over de €400 die Martien en ik rechtstreeks te besteden hebben. We hebben gisteren met elkaar besproken waar we het aan willen besteden. Als Ararso begint met waar hij het aan wil besteden zijn we blij te horen dat we dezelfde ideeen hebben. Namelijk aanschaffen educational materials, school uniforms, business start, tool for making holes. Verder nog voor de langere termijn: place with electricity for children doing their homework, renovation of houses, investing in the nursery, water project (hygiene).
We hebben als doel, bij het verlaten van Awassa, dat de materialen zijn uitgegeven. En hopelijk voor de duurzamere investeringen dat we op papier een bijdrage leveren aan het Plan van aanpak van de projecten.
Koffie
Ondertussen heb ik eigenlijk wel trek in koffie en bij navragen wordt er even later koffie gebracht door iemand een stuk verderop uit de straat. Gebruikelijk is dat de dame die inschenkt wacht tot de koffie is opgedronken en dan alle kopjes weer meeneemt. Zo gebeurt het.
Als we weer verder willen is er ondertussen een man aangeschoven aan de tafel en een beetje schuin achter mij zit een vrouw. Geen idee wat deze mensen hier doen. Ararso praat met de man. Als ik aangeef dat we verder willen zegt Ararso: “I’am busy, I have an appointment you can go futher with Demissie.” Wat geeergerd geef ik aan bij Demissie dat we buiten verder gaan. Dit is geen doen, gezamenlijk aan 1 tafel twee verschillende gesprekken houden.
Buiten maken we inschattingen van de kosten en maken we afspraken wie wat wanneer doet. Heel concreet. Toch blijft het nog even hangen op komende dinsdagmiddag. Ararso, ondertussen weer aangeschoven, heeft dan de pro forma’s van de schoolmaterialen. We zijn in de veronderstelling dat het om offertes gaat. Uiteindelijk begrijpen we dat het een soort aanbestedingen zijn die in een gesloten envelop aankomen, beoordeeld moeten worden obv een checklist en er dan een keuze wordt gemaakt. Ook om naar de technische school te gaan (dinsdagmiddag) om te kijken of ze een grondboor kunnen maken moet er een Letter worden gemaakt. Bureaucratie?
Uiteindelijk is het al na 13.00 uur en merken we dat de energie redelijk is opgeraakt. Aan de andere kant hebben we het gevoel duidelijke, concrete afspraken te hebben gemaakt die volgende week zichtbaar resultaat moeten gaan opleveren. De weekplanning is ondertussen met elkaar bepaald. Die moet ik dit weekend nog even uitwerken.
Ik moet ook nog de weekrapporten afmaken, een format maken en verder aanscherpen en zorgen dat dit de basis is voor alles wat we doen en vooral ook voor de overdracht aan de nieuwe vrijwilligers.
De kast
Tot slot moeten we nog de tweede kast ophalen die we vorige week kochten. Hup op de bajaj en naar huis!